Hiện nay, nhu cầu công chứng và chứng thực ngày càng gia tăng, đặc biệt là đối với các thủ tục, giấy tờ liên quan đến đất đai theo quy định pháp luật. Vậy trong bối cảnh đó, việc chuyển nhượng văn phòng công chứng được tiến hành theo quy trình, thủ tục pháp lý nào?
Contents
Văn phòng công chứng là gì?
Theo quy định tại Điều 2 Luật Công chứng năm 2014, công chứng là một quá trình pháp lý quan trọng nhằm xác nhận tính hợp pháp và độ chính xác của các hợp đồng, giao dịch cũng như các tài liệu bằng văn bản. Quá trình này có thể bao gồm việc dịch thuật từ tiếng Việt sang ngôn ngữ khác hoặc ngược lại, với yêu cầu bản dịch phải tuân thủ các quy định của pháp luật và không trái với chuẩn mực đạo đức xã hội. Công việc công chứng được thực hiện bởi các công chứng viên đang hành nghề trong các tổ chức hành nghề công chứng, bao gồm phòng công chứng và văn phòng công chứng, dưới sự điều chỉnh của Luật Công chứng 2014 cùng các văn bản pháp luật liên quan.
Văn phòng công chứng là một loại hình tổ chức hành nghề công chứng, nơi thực hiện chức năng xác thực các tài liệu, hợp đồng và giao dịch. Đây là địa điểm để cá nhân hoặc tổ chức có thể chủ động tìm đến nhằm yêu cầu công chứng các văn bản, tài liệu theo nhu cầu. Có thể thấy, công chứng không chỉ là một thủ tục pháp lý cần thiết mà còn là một phần quan trọng của hệ thống pháp luật, trong đó văn phòng công chứng giữ vai trò then chốt trong việc đảm bảo tính hợp pháp và độ tin cậy của các giấy tờ, giao dịch dân sự.
Điều kiện chuyển nhượng văn phòng công chứng cần biết
Theo quy định tại Điều 29 Luật Công chứng năm 2014, việc chuyển nhượng văn phòng công chứng chỉ được thực hiện khi đáp ứng các điều kiện cụ thể như sau:
Việc chuyển nhượng chỉ được thực hiện giữa các công chứng viên, trong đó bên nhận chuyển nhượng phải thỏa mãn một số tiêu chí nhất định.
Cụ thể, công chứng viên nhận chuyển nhượng văn phòng công chứng cần đáp ứng các điều kiện:
- Đã hành nghề công chứng từ đủ 02 năm trở lên nếu dự kiến đảm nhiệm vị trí Trưởng Văn phòng công chứng sau khi chuyển nhượng;
- Có cam kết tiếp tục hành nghề tại chính văn phòng công chứng được chuyển nhượng;
- Có cam kết kế thừa toàn bộ quyền lợi và nghĩa vụ của văn phòng công chứng trước đó.
- Điều kiện để một văn phòng công chứng được phép chuyển nhượng là văn phòng đó đã hoạt động ít nhất 02 năm kể từ ngày thành lập.
Lưu ý: Công chứng viên đã thực hiện việc chuyển nhượng văn phòng công chứng sẽ không được phép tham gia thành lập văn phòng công chứng mới trong vòng 05 năm kể từ thời điểm hoàn tất việc chuyển nhượng.
Hồ sơ chuyển nhượng văn phòng công chứng đầy đủ
Theo quy định tại khoản 1 Điều 15 Nghị định 19/2015/NĐ-CP, nếu một văn phòng công chứng có nhu cầu chuyển nhượng, thì phải nộp 01 bộ hồ sơ chuyển nhượng đến Sở Tư pháp nơi văn phòng đã đăng ký hoạt động.
Hồ sơ chuyển nhượng bao gồm các tài liệu sau:
Hợp đồng chuyển nhượng Văn phòng công chứng, trong đó phải thể hiện rõ các nội dung chính như:
- Tên văn phòng, địa chỉ trụ sở, danh sách công chứng viên hợp danh của văn phòng công chứng được chuyển nhượng;
- Thông tin về công chứng viên nhận chuyển nhượng: họ tên, số quyết định bổ nhiệm;
- Giá trị chuyển nhượng, hình thức thanh toán, việc bàn giao văn phòng;
- Quyền và nghĩa vụ của các bên cũng như các nội dung có liên quan khác.
Hợp đồng này phải có chữ ký của đại diện công chứng viên hợp danh bên chuyển nhượng, công chứng viên nhận chuyển nhượng và phải được công chứng hợp pháp.
Văn bản cam kết của công chứng viên nhận chuyển nhượng, trong đó ghi rõ việc:
- Tiếp nhận toàn bộ nghĩa vụ và quyền lợi của văn phòng được chuyển nhượng;
- Tiếp tục xử lý các yêu cầu công chứng còn dang dở và quản lý hồ sơ lưu trữ.
- Biên bản kiểm kê hồ sơ công chứng của văn phòng được chuyển nhượng.
- Bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên của người nhận chuyển nhượng và giấy tờ chứng minh đã hành nghề công chứng ít nhất 02 năm (áp dụng nếu người này sẽ giữ chức Trưởng Văn phòng).
- Quyết định cho phép thành lập và giấy đăng ký hoạt động của văn phòng công chứng được chuyển nhượng.
Tài liệu tài chính: bao gồm kê khai thuế và báo cáo tài chính của 03 năm gần nhất, đã được kiểm toán.
Thủ tục chuyển văn phòng công chứng đúng cách
Bước 1: Văn phòng công chứng có nhu cầu chuyển nhượng nộp trực tiếp hồ sơ tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả của Sở Tư pháp nơi đăng ký hoạt động.
Bước 2: Bộ phận tiếp nhận tại Sở Tư pháp tiến hành kiểm tra tính hợp lệ và đầy đủ của hồ sơ:
- Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, công chức tiếp nhận sẽ cấp biên nhận hồ sơ cho bên nộp.
- Nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa hợp lệ, công chức tiếp nhận sẽ hướng dẫn bằng văn bản để người nộp bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo đúng quy định.
Bước 3: Trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Tư pháp:
- Lấy ý kiến của Hội Công chứng viên;
- Trình Ủy ban nhân dân Thành phố để xem xét, quyết định việc chuyển nhượng văn phòng công chứng.
Bước 4: Trong vòng 15 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ trình của Sở Tư pháp, Ủy ban nhân dân Thành phố:
- Ra quyết định cho phép chuyển nhượng Văn phòng công chứng;
- Trường hợp từ chối, phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do từ chối.
Bước 5: Văn phòng công chứng đến nhận kết quả tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả của Sở Tư pháp, theo thời gian ghi trên phiếu hẹn.
